Kanzler in der AG Uralkalium

Der Auftraggeber

Die AG "Uralkalium" spezialisiert sich in der Herstellung der Kalidünger, nimmt eine der führenden Stellen auf den größten Weltmärkten der mineralischen Dünger ein.

Die Hauptbetriebe der AG "Uralkalium" befinden sich in der Region Permj und in Sankt Petersburg.

Die Ziele und die Aufgaben des Projektes

Zu einem der wichtigsten Gründe, warum gerade IBA als Vollzieher des Projektes gewählt wurde, zählt man nicht nur die Tatsache, dass IBA als Entwickler einer ganzen Generation der Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes (SED) gilt, sondern auch, dass IBA-Fachleute über eine bedeutende erfolgreiche praktische Erfahrung in Entwicklung und Einführung der SED in den Betrieben und Organisationen der Republik Belarus verfügen.

Das Projekt für die Entwicklung und die Einführung des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes auf der Grundlage vom Systemunterlagenpaket "Kanzler" in der AG "Uralkalium" wird mit dem Ziel der Verbesserung der Effektivität der Arbeit mit den Dokumenten, der Erhöhung der Ausführerdisziplin, der Verkürzung der Zahl der Dokumente auf dem Papierträger, der Erhöhung der Schnelligkeit des Dokumentenaustausches zwischen den Abteilungen realisiert.

Die Anwendung vom SED "Kanzler" soll die Ausführung der folgenden Aufgaben gewährleisten:

• die Automatisierung der Prozesse der Schriftführung, die Übertragung der Dokumente in die elektronische Art, sowie - die Automatisierung des Austausches von den Dokumenten zwischen den Abteilungen
• die Erhöhung der Effektivität der Leitung durch die Automatisierung der Kontrolle der Ausführung, der Schnelligkeit und der Durchsichtigkeit der Arbeit mit den Dokumenten in den Abteilungen der Organisation
• die Sicherung des operativen und gewährleisteten Eingangs der Dokumente beim Auftragsnehmer, die Senkung der Zeit der Erfüllung und der Zeit der Vorbereitung für die Ausführung der Aufgaben
• die Bildung der Datenbanken der Dokumente, die Unversehrtheit aller Dokumente, die Ausschließung der zufälligen Verluste, die operative Suche und die Durchsicht eines beliebigen Dokumentes
• die Ressourcenökonomie auf der Grundlage von:

–der Kürzung der Kosten auf die Verwaltung der Beleganfälle und die Organisation ihrer Ausführung;

–des Vorhandenseins der operativen elektronischen Bank der Dokumente

• die Verkürzung des Dokumentendurchlaufes dank der Prozesse-Verwaltung, der grundlegenden Senkung des Papierdokumentendurchlaufes und der mit dessen Aufrechterhaltung verbundenen direkten Kosten (das Papier, das Kopieren, die postalischen Kosten u.a.)
• die Automatisierung der Archiv–Speicherung (die Sicherstellung der Suche, die regelrechte Speicherung, Nutzung und Vernichtung der Archivdokumente)
• die Ermöglichung der Gruppenvorbereitung und der Bearbeitung des Dokumentes mit der Anwendung der Technologie «workflow»
• die Bildung der spezialisierten Dokumentenbanken mit wissenschaftlich–technisc hen, wirtschaftlichen, statistischen Informationen am korporativen Niveau, die mit den neunen Zugangswegen, Erneuerungs–und Suche–Möglichkeiten ausgestattet sind

• die Automatisierung der Leitung des elektronischen Dokumentendurchlaufes, der den Summengang bei der Arbeit mit den Anträgen der Bürger sichert, und zwar entsprechend der bestehenden Normenakten des Unternehmens

Die kurze Beschreibung des Projektes

Das System wird unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Geschäftsprozesse und der Wünsche des Auftraggebers realisiert. Es wurde das Modul "Lokale normative Rechtsakten“ entwickelt, das für die Bearbeitung der normativen Rechtsakten in der AG „Uralkalium“ von großer Bedeutung ist. Das System der lokalen normativen Rechtsakten ist für die Vorbereitung, die Vereinbarung, die Bestätigung und die Aufbewahrung normativer und anderer Dokumente, die in der Tätigkeit des Unternehmens verwendet werden, vorbestimmt.

Der Anfang des Projektes: das II. Quartal 2007.

Das Projekt wird fortgesetzt.

Die Ergebnisse des Projektes

Der Satz SED „Kanzler“ für die AG „Uralkalium“ besteht aus den folgenden Modulen:

«Schriftführung», «Archivwesen», «Normativakten», «Aufgaben».

Die Entwicklungsperspektiven

In dieser Etappe werden die Entwicklung und das Vervielfältigen des Produktes entsprechend den Wünschen des Auftraggebers geführt.

Der Maßstab der Einführung vom Systemunterlagenpaket "Kanzler" beträgt über 3000 Arbeitsplätze.