Kanzler in Belenergo

Der Auftraggeber

Die staatliche Produktionsvereinigung (SPV) Belenergo führt die Leitung der wirtschaftlichen Tätigkeit des elektroenergetischen Komplexes der Republik Belarus durch.

Die Ziele und die Aufgaben des Projektes

Zu einem der wichtigsten Gründe, warum gerade IBA als Vollzieher des Projektes gewählt wurde, zählt man nicht nur die Tatsache, dass IBA als Entwickler einer ganzen Generation der Systeme des elektronischen Dokumentendurchlaufes (SED) gilt, sondern auch, dass IBA-Fachleute über eine bedeutende erfolgreiche praktische Erfahrung in Entwicklung und Einführung der SED in den Betrieben und Organisationen der Republik Belarus verfügen.

Das Ziel des Projektes ist das Schaffen und die Einführung des territorial-verteilten korporativen Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes (SED) auf Grund vom Systemunterlagenpaket Kanzler im Hauptbüro und 7 selbständigen republikanischen unitären Unternehmen (RUU):

Brestenergo
Witebskenergo
Gomelenergo
Grodnoenergo
Minskenergo
Mogilewenergo
Die vereinigte Dispatcherlenkung der Verbundnetze der Republik Belarus

Als Ergebnis der Realisierung des Projektes wird es geplant:

• die informative Wechselwirkung der territorial–verteilten RUU von SPV Belenergo zu verbessern

• die Effektivität der Nutzung der vereinzelten informativen Ressourcen zu erhöhen

• die Managemententscheidungen operativer zu treffen

Die Anwendung vom SED "Kanzler" soll die Ausführung der folgenden Aufgaben gewährleisten:

die Automatisierung der Prozesse der Schriftführung, die Übertragung der Dokumente in die elektronische Art, sowie - die Automatisierung des Austausches von den Dokumenten zwischen den territorial von einander entfernten RUU
die Erhöhung der Effektivität der Leitung durch die Automatisierung der Kontrolle der Ausführung, der Schnelligkeit und der Durchsichtigkeit der Arbeit mit den Dokumenten in den Strukturen von SPV Belenergo
die Sicherung des operativen und gewährleisteten Eingangs der Dokumente beim Auftragsnehmer, die Senkung der Zeit der Erfüllung und der Zeit der Vorbereitung für die Ausführung der Aufgaben
die Bildung der Datenbanken der Dokumente, die Unversehrtheit aller Dokumente, die Ausschließung der zufälligen Verluste, die operative Suche und die Durchsicht eines beliebigen Dokumentes
die Ressourcenökonomie auf der Grundlage von:

–der Kürzung der Kosten auf die Verwaltung der Beleganfälle und die Organisation ihrer Ausführung;

–des Vorhandenseins der operativen elektronischen Bank der Dokumente

die Verkürzung des Dokumentendurchlaufes dank der Prozesse-Verwaltung, der grundlegenden Senkung des Papierdokumentendurchlaufes und der mit dessen Aufrechterhaltung verbundenen direkten Kosten (das Papier, das Kopieren, die postalischen Kosten u.a.)
die Automatisierung der Archiv–Speicherung (die Sicherstellung der Suche, die regelrechte Speicherung, Nutzung und Vernichtung der Archivdokumente)
die Ermöglichung der Gruppenvorbereitung und der Bearbeitung des Dokumentes mit der Anwendung der Technologie "workflow"
die Bildung der spezialisierten Dokumentenbanken mit wissenschaftlich-technischen, wirtschaftlichen, statistischen Informationen am korporativen Niveau, die mit den neunen Zugangswegen, Erneuerungs- und Suche-Möglichkeiten ausgestattet sind
die Automatisierung der Leitung des elektronischen Dokumentendurchlaufes, der den Summengang bei der Arbeit mit den Anträgen der Bürger sichert, und zwar entsprechend der bestehenden Normenakten von Belenergo.

Die kurze Beschreibung des Projektes

Im Laufe der Jahre 2005-2006 haben die IBA-Fachleute im Rahmen der entsprechenden Verträge das informative System von Belenergo analysiert und ein automatisiertes Systems der Schriftführung und der Kontrolle der Ausführung (weiter ASS Belenergo) projektiert und entwickelt. Das vorliegende Projekt hat die Realisierung des territorial-verteilten korporativen SED in Belenergo und sieben dessen Regionalverwaltungen vorgesehen. Bei der Entwicklung waren die Besonderheiten der Schriftführung auf den Unternehmen der energetischen Industrie berücksichtigt.

Während des Jahres 2007 hat das entwickelte automatisierte System des Dokumentendurchlaufes die vorläufige Prüfung erfolgreich bestanden und war in den Versuchsbetrieb von "Belenergo" und seine Regionalverwaltungen übergeben (die 1. und die 2. Stufen auf dem Schema des Dokumentendurchlaufes). Die Einführung des Systems in den angegebenen Organisationen wurde von den IBA-Fachkräften durchgeführt.

Im Jahre 2008 wurde ASS Belenergo nach der Prüfung des Systems vom Auftraggeber und der Bearbeitung der von den Benutzern für die Erhöhung der Qualität der Arbeit gegebenen Vorschläge in den Industriebetrieb übergeben.

Die Ergebnisse des Projektes

Der Satz SED Kanzler für die SPV Belenergo besteht aus den folgenden Modulen: Schriftführung, Archivwesen, Bürgeranfragen, Wappen-Formulare :

"ASS Belenergo" gewährleistet die Führung des elektronischen und Papier-Dokumentendurchlaufes. Für die Führung des Papierdokumentendurchlaufes werden die Mittel der Kontrolle der Bewegung der Papierdokumente und die Druckmöglichkeiten der Dokumente zur Verfügung gestellt, die für diese Art der Führung des Dokumentendurchlaufes von besonderer Bedeutung sind. Auch wird die Vereinbarkeit mit den Datenbanken der vorhergehenden Versionen des vorliegenden Systems gewährleistet.

Das eingeführte System sichert die Ausführung folgender Hauptfunktionen:

die Übertragung der eingehenden Dokumente auf einen maschinenlesbaren Datenträger
die Belegerfassung und das Vorliegen der Dokumente zur Erörterung
die Prüfung der Dokumente, die Bestimmung der Vollzieher, die Organisation der Kontrolle
die Ausführung der Aufgaben und die Zusammenstellung der Berichte von der Ausführung
die Kontrolle des Zustandes der Dokumente bei ihrer Bewegung durch die Abteilungen
die Kontrolle der Fristen und der Ergebnisse der Ausführung der Dokumente, die Berichterstattung über den Zustand der Vollzieher-Disziplin
die Vorbereitung der ausgehenden und internen Dokumentation, die Bestimmung der koordinierenden Personen und Einreichung der Dokumente für die Abstimmung
die Abstimmung der Dokumente und deren Übergabe zum Unterschreiben oder die Ablehnung
die Unterzeichnung der Dokumente
die Registrierung der ausgehenden und internen Dokumente
das Drucken der Dokumente für die Absendung mit der traditionellen Post
die Aktenbildung und die Aufnahme der Dokumente in die Akten
die Schaffung der Aktenpläne für die ständige und vorübergehende (für über 10 Jahre) Aufbewahrung und des Aktes zur Vernichtung der Dokumente (aufgrund des Aktenplans)
die Sortierung und die Suche der Dokumente nach der Volltextangabe
die Sendung der Dokumente ins elektronische Archiv
die zentralisierte Aufbewahrung der Datenbank aller Dokumente und der gleichzeitige Zugang zu den Dokumenten für alle Benutzer mit der Möglichkeit der on-line Überwachung der Bewegung der Dokumente durch die Organisation. Die Systematisierung der Dokumente in der Datenbank wird nach verschiedenen Angaben der Dokumente ermöglicht
die Organisation des elektronischen Dokumentendurchlaufes zwischen territorial von einander entfernten Abteilungen "Belenergo" aufgrund des vereinheitlichten Herangehens an die Automatisierung der Arbeit mit den Dokumenten
die Anpassung (die Konfiguration und die Abstimmung) des Anlagenbetriebs zu den spezifischen Forderungen nach der Schriftführung in verschiedenen Abteilungen der Organisation

Die Entwicklungsperspektiven

Seit 2008 übernehmen die Fachleute von Belenergo eine selbständige Überleitung des automatisierten Systems des Dokumentendurchlaufs in die Filialen der Regionalverwaltungen Grodnoenergo, Gomelenergo und Mogilewenergo (die 3. Stufe auf dem Schema des Dokumentendurchlaufes).

Heutzutage hat SPV Belenergo über 5000 Konkurrenzlizenzen des Systemunterlagenpaketes Kanzler für ASS Belenergo eingekauft.