Kanzler für Belarussische Eisenbahn

Der Auftraggeber

Die Belarussische Eisenbahn (BEB) ist eine staatliche Vereinigung, die dem Ministerium für Verkehr und Verbindungswege der Republik Belarus untergeordnet ist, das circa 90 Organisationen zusammenschließt.

Die Ziele und die Aufgaben des Projektes

Infolge des von der BEB durchgeführten Tenders wurde Joint Venture geschlossene AG «Internationale Geschäftsallianz» (IBA) zum Vollzieher des Projektes "Die Bildung und die Einführung des territorial-verteilten Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes in der Vereinigung« Die Belarussische Eisenbahn » ernannt.

Das Ziel des Projektes ist das Schaffen und die Einführung des territorial-verteilten korporativen Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes (SED) auf Grund vom Systemunterlagenpaket "Kanzler" im republikanischen Unternehmen «Das Hauptinformation- und Rechnungszentrum der Belarussischen Eisenbahn» (RUU BEB) und 6 weiteren Niederlassungen der BEB in Baranowitschi, Brest, Witebsk, Gomel, Minsk und Mogilew.

Als Ergebnis der Realisierung des Projektes werden geplant:

die informative Wechselwirkung der territorial–verteilten Abteilungen von der BEB zu verbessern
die Effektivität der Nutzung der vereinzelten informativen Ressourcen zu erhöhen
die Managemententscheidungen operativer zu treffen

Die Anwendung vom SED "Kanzler" soll die Ausführung der folgenden Aufgaben gewährleisten:

die Automatisierung der Prozesse der Schriftführung, die Übertragung der Dokumente in die elektronische Art, sowie - die Automatisierung des Austausches von den Dokumenten zwischen den territorial von einander entfernten Abteilungen
die Erhöhung der Effektivität der Leitung durch die Automatisierung der Kontrolle der Ausführung, der Schnelligkeit und der Durchsichtigkeit der Arbeit mit den Dokumenten in den Strukturen der BEB
die Sicherung des operativen und gewährleisteten Eingangs der Dokumente beim Auftragsnehmer, die Senkung der Zeit der Erfüllung und der Zeit der Vorbereitung für die Ausführung der Aufgaben
die Bildung der Datenbanken der Dokumente, die Unversehrtheit aller Dokumente, die Ausschließung der zufälligen Verluste, die operative Suche und die Durchsicht eines beliebigen Dokumentes
die Ressourcenökonomie auf der Grundlage von:

–der Kürzung der Kosten auf die Verwaltung der Beleganfälle und die Organisation ihrer Ausführung;

–des Vorhandenseins der operativen elektronischen Bank der Dokumente

die Verkürzung des Dokumentendurchlaufes dank der Prozesse-Verwaltung, der grundlegenden Senkung des Papierdokumentendurchlaufes und der mit dessen Aufrechterhaltung verbundenen direkten Kosten (das Papier, das Kopieren, die postalischen Kosten u.a.)
die Automatisierung der Archiv–Speicherung (die Sicherstellung der Suche, die regelrechte Speicherung, Nutzung und Vernichtung der Archivdokumente)
die Ermöglichung der Gruppenvorbereitung und der Bearbeitung des Dokumentes mit der Anwendung der Technologie "workflow"
die Bildung der spezialisierten Dokumentenbanken mit wissenschaftlich-technischen, wirtschaftlichen, statistischen Informationen am korporativen Niveau, die mit den neunen Zugangswegen, Erneuerungs- und Suche-Möglichkeiten ausgestattet sind
die Automatisierung der Leitung des elektronischen Dokumentendurchlaufes, der den Summengang bei der Arbeit mit den Anträgen der Bürger sichert, und zwar entsprechend der bestehenden Normenakten der BEB.

Die kurze Beschreibung des Projektes

Die existierende Technologie der Arbeit mit den Dokumenten ist auf drei Niveaus der Hierarchie ausgerichtet: die Leitung, die Abteilung der Schriftführung und der Kontrolle der Erfüllung (weiter – ASK), die Bearbeiter.

Die Führung trifft die Entscheidungen über den weiteren Dokumentenverkehr, unterschreibt sie oder visiert, ernennt die für die Erfüllung zuständigen Angestellten, stellt die Zeiten der Ausführung fest, bietet die Strategie der Ausführung in Form einer Resolution.

Die verantwortlichen Bearbeiter (die Leiter der strukturellen Abteilungen) organisieren die Arbeit der unmittelbaren Vollzieher, die sich mit der Durcharbeitung der Dokumente beschäftigen: sie bereiten die ausgehenden Materialien vor, falls notwendig - in Zusammenwirkung mit anderen Vollziehern, unterschreiben die Dokumente bei der Leitung und übergeben sie an die ASK für die weitere Bearbeitung; bekommen die Mitteilungen über die Annäherung oder den Ablauf der Frist der Ausführung; berichten der ASK über den laufenden Zustand der Ausführung des Dokumentes.

Die ASK übernimmt die Registrierung der eingehenden, ausgehenden und internen Dokumente, die Eingabe der Daten und der Aufgaben in das System der Ausführungskontrolle, die Bewegung der Dokumente durch die Organisation, ihren Versand, die Kontrolle über die Erfüllung der Aufträge, die Erteilung verschiedener Auskünfte nach dem Zustand der Ausführung der Dokumente, die Analyse des Zustandes der Ausführung der Dokumente und des Dokumentendurchlaufes, die Sendung der Dokumente ins Archiv. Die ASK ist für die Führung und die Methodologie der Versorgung der Leitung mit den Dokumenten unmittelbar verantwortlich.

Die Technologie der Arbeit mit den Dokumenten ist nach der einheitlichen Instruktion bestimmt, die für alle Subjekte der BEB gilt. Es wird das System der Kodierung der Subjekte und des Aktenplans angewendet. Die organisatorische Struktur der Vereinigung basiert auf drei Niveaus (die Leitung der BEB – die Transportorganisationen und -Institutionen – ihre abgesonderten Organisationseinheiten).

Der Anfang des Projektes: das II. Quartal 2007

Der Abschluss des Projektes: das I. Quartal 2010

Die Ergebnisse des Projektes

Der Satz SED „Kanzler“ für die BEB besteht aus den folgenden Modulen:

«Schriftführung», «Archivwesen», «Bürgeranfragen», « Datenfluss–Scanning».

SED „Kanzler“ wurde in der Gomel–Abteilung der BEB und in der Eisenbahn–Verwaltung erfolgreich eingeführt.

Das Projekt wird fortgesetzt.

Die Entwicklungsperspektiven

Heutzutage findet die Einführung des Systems in allen Abteilungen der BEB und deren Filialen statt, wobei die elektronisch–digitale Unterschrift und das territorial–verteilte Schema angewendet werden.

Der Maßstab der Einführung vom Systemunterlagenpaket "Kanzler" beträgt über 2000 Lizenzen.