Globale Bestandsaufnahme von IBM Notes

Industrie: Herstellung

Kunde: ein globaler Anbieter von industriellen Automatisierungs–, Leistungs , Kontrolle und Informationslösungen.

Projektüberblick

Das Projekt wurde entwickelt, um eine Bestandsaufnahme der IBM Notes–Datenbanken mit einer Aufsicht auf ein neues Werkzeug für die Planung der Migration von IBM Notes–Datenbanken auf andere Plattformen zu erstellen. Das neue Werkzeug des IBM Notes Bestandskataloges automatisiert den Prozess der Informationssammlung über alle auf den Produktionsservern des Kunden gespeicherten Datenbanken.

Globale Bestandsaufnahme von IBM Notes ist eine unternehmensweite Initiative, die alle IBM Notes–Datenbank–Benutzer gegenseitig beeinflußt. Mitarbeiter des Kunden wurden über das Intranet–Portal und per E–Mail informiert, um ihre Teilnahme an der Bestandsaufnahme zu gewährleisten.

Das nachhaltiges Vermögen des Projektes — Des IBM Notes–Bestandskataloges —bewirkt die folgenden Prozesse des Kunden:

  • Tracking–Datenbank Status und Validierung von Eigentum
  • Registrierung neuer Datenbanken
  • Identifizierung aufgegeben Datenbanken
  • Unterstützung des das Umfeld bereinigten Prozess (Widerrufen des Zugriffs auf aufgebenen Datenbanken, Löschen von Datenbanken)
  • Sicherstellung eines ständigen aktuellen Status des Inventars von Informationen
  • Herausbildung von “Anwendungen” aus einer Gruppe von Datenbanken für künftige Migrationsaktivitäten
  • Bereitstellung von Metriken und Statistiken.

Projektdurchführung

Es startete im März 2010, das Projekt ist noch nicht abgeschlossen, IBA Group ist ein Auftragnehmer.

IBA entwickelte die Inventar–Datenbank grundlegend, erstellte die notwendigen Dienstprogramme und stimmte die Prozesse ab, um das ordnungsgemäße Funktionieren zu sichern.

Umfeld

  • Lotus Domino R5, R6.5, R8.5
  • Entwicklungsfeld: Lotus Designer, Lotus Administrator R6.5, R8.5
  • Lotus Sametime
  • VPN direkte Verbindung.

Die Datenbank des Bestandskataloges

Die Datenbank des Bestandskataloges (DB BK) ist eine Datenbank auf Basis von der standardisierten Katalogvorlage, die DB BK sie sich mit zusätzlichen Informationen über Datenbanken erweitert und mit einer Reihe von neuen Funktionen ergänzt. Sie enthält die auf allen Produktionsservern in allen Domänen gespeicherten Datensätze von Datenbanken.

Als Ergebnis der Kommunikation mit Kunden und/ oder IT–Eigentümern werden versammelte Informationen über Datenbanken in der DB BK gelistet.

Im Gegensatz zu einer regulären Datenbank des Produktionskataloges, sobald die Datenbank vom Server entfernt wird, ist es nicht von der DB BK zu verschwinden, sondern nur als gelöscht markiert wird.

Da die Datenbank das Leistungsvermögen der E–Mail–Sendung und des E–Mail–Empfanges besitzt, speichert sie geschickte und empfangene Mitteilungen.

Die DB BK hat stationäre Mail–Vorlagen. Auf Grund dieser Vorlagen können E–Mails den Eigentümern, Herausgebern und Nutzern der Anwendung gesendet werden.

Auf einer Stufe des Herstellungsprozesses wählt der Administrator von der DB BK einige Datenbanken, um eine bestimmte Aktion durchzuführen. Zum Beispiel, um die Eigentumsrechte für Datenbanken und Informationsablauf zu überprüfen, werden Anzeigen hervorgerufen und an die jeweiligen Besitzer der Datenbank gesendet.

In den E–Mails sind Besitzer / Herausgeber / Nutzer gebeten, ihre Antwort zu geben, und können in der DB BK direkt von ihrem Briefkasten mit Schaltflächen herunterladen. Solche E–Mails werden in der Regel zu einer Ladung von ausgewählten Datenbanken gesendet.

Die Einträge in der DB BK enthalten eine Registerkarte, die die Geschichte von Aktionen bewahren. Alle ein–und ausgehenden E–Mails werden in der DB BK gespeichert und können durch Klicken auf die blauen Links in der History–Tabelle zugegriffen werden.

Prozesse

  • Synchronisation mit Produktionskataloge.
  • Datenbanken vom Eigentum und Bewertungsablauf (EOL)
  • Anmerkung an die Agentur
  • Abstimmungsbericht
  • Widerrufen des Zugriffs
  • Datensicherung
  • Löschanfragen in AvBA (Anfragen von Benutzern und Administratoren oder identische DB)
  • Restaurierungsablauf.

Im Laufe der Umsetzung wurde IBA auch mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • Eine Schwierigkeit bei der Gewinnung der Eigentümer und Nutzer von Datenbank ist es, zu inventarisieren. Die Lösung ist, eine Informationskampagne durchzuführen. Bei der Zusammenarbeit mit dem Team des Kunden, nämlich mit Redakteuren und Administratoren des Kunden von Intranet Portal veröffentlicht IBA die Ansagen dieser Initiative.
  • Eine große Menge von automatischen Meldungen, die an die ehemaligen Eigentümer und Nutzer gesendet werden, um die aktuelle Datenbank–Besitzer zu identifizieren.
  • Einige Datenbanknutzer sprechen Englisch nicht und würde Anfragen außer Acht lassen.

Die Bestandsaufnahme ist ziemlich kompliziert und teilweise manuell. Es ist nicht möglich, solche Funktionen wie Festlegung bei den DB Besitzer oder interaktive Kommunikation mit Benutzern zu automatisieren. Allerdings hat ein spezielles Verfahren von IBA für diese Art der Aktivität entwickelt und positive Referenzen von den Kunden erhalten.

Projektergebnisse

Nach der Entwicklung einer stabilen Lotus–basierten Anwendung hat IBA Group den Prozess der Informationssammlung über alle Datenbanken automatisiert, die auf den Produktionsservern des Kunden gespeichert sind. Die Informationen, die während des Projektes „Globale Bestandsaufnahme von Lotus Notes“ erhalten wurden, helfen, den Leitplan für die Migration der in Lotus Notes gespeicherten Daten zu anderen Technologien definieren.

Die meisten manuellen Operationen wurden mit automatischen Verarbeitung ersetzt. Die Anwendung wurde erfolgreich auf der Lage des Kunden eingeführt. Arbeitsbelastung pro Person wurde reduziert, so dass die Mitarbeiter zu komplizierteren Operationen wenden. Das Projekt befindet sich momentan auf der Stufe von Wartung und Support. Es geht nach den Verfahren weiter, die von IBA entwickelt und abgestimmt wurden, und auch schon positive Rückmeldungen von den Kunden erhalten wurden.

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