Die auf IBM FileNet basierende EDM Lösungen

Überblick

Das auf IBM FileNet gebaute elektronische Dokumentenmanagement (EDM) System wurde entwickelt, um Dokumentenmanagement-Prozesse in Unternehmen und Organisationen zu automatisieren. Das EDM-System wurde für X5 Retail Group, einen führenden russischen Lebensmittel-Einzelhändler, implementiert.

Zwecke

  • Steigerung der Informationszugänglichkeit und Transparenz der Geschäftsprozesse
  • Steigerung der Effizienz und Verwaltbarkeit von Dokumentenprozessen
  • Kostensenkung von Workflow-Prozessen durch
  • Reduzierung der Papierarbeit
  • Eliminierung von doppelten Informationen und der Anhebung der Zuverlässigkeit und Relevanz
  • Einfache Suche nach Informationen
  • Arbeit der Mitarbeiter durch Minimierung der manuellen Tätigkeiten und die Beseitigung von Doppeloperationen in der Verarbeitung von Dokumenten optimieren
  • Verbesserung der Kontrolle über die Ausführung der Dokumente und Aufgaben.

Das auf IBM FileNet gebaute EDM-System sammelte Erfahrungen der IBA Group in Workflow-Automatisierung.

Die folgenden grundlegenden Mechanismen wurden implementiert:

  • Fertigstellung / Zulassung
  • Ersatz (Zuweisung einer temporären Verantwortlichen)
  • Mehrsprachiger Support
  • Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen
  • Unterstützung von verschiedenen Versionen von Geschäftsprozessen
  • Aufrechterhaltung von Stammdaten
  • Suche / Berichterstattung.

Geschäftsprozesse

  • Tagesordnungen und Protokolle der Sitzungen
  • Aufgaben
  • Eingehende Dokumente, wie E-Mail, Post-, Kurier-Mail und Faxe
  • Ausgehende Dokumente
  • Normative Dokumente
  • Rechtliche Dokumente
  • Andere Dokumente
  • Stammdaten.

Eigenschaften

  • Dokumente und Aufgaben erstellen, bearbeiten, abschließen, genehmigen, registrieren, anzeigen, speichern, aktualisieren und löschen
  • Dokumente und Aufgaben auf jeder aktiven Phase ihres Lebenszyklus suchen, filtern und Objekte sortieren
  • Aufgaben auf der Basis vorhandener Dokumente sowie neuer Dokumente  erstellen, die entweder mit der Registrierungskarten verknüpft sind oder nicht, Kontrolle bei der Aufgabeausführung und Benachrichtigungen per E-Mail schicken
  • Vorlagen für Dokumente erstellen und Versionskontrolle ausüben
  • Aufbau und Pflege der Liste der Mitarbeiter mit Kontaktinformationen, die nach verschiedenen Kriterien sortiert ist.
  • Dokumente in Intranets und Portale durch Posting von Links zu Dokumenten aus dem Speicher veröffentlichen. Verschiedene Benutzer können unterschiedliche Zugriffsrechte auf den verlinkten Dokumenten bekommen
  • analytische Berichte über Betriebssystem und Zustand der Dokumente nach verschiedenen Kriterien erstatten und diese Berichte in Microsoft Word oder Excel exportieren
  • Rollen erstellen und zuordnen, Stellvertreter (Ersatz) ernennen,um Rollen in Geschäftsprozessen bestimmt auszuführen
  • „Kalender der Zugänge“ mit automatischer Übertragung von Aufgaben verwalten
  • Protokolle von Systemereignissen und Benutzeraktivitäten beibehalten
  • zeigen, wie sich ein Geschäftsprozess durch eine definierte Strecke bewegt. Verschiedene Versionen der Strecken unterstützen
  • einen zuverlässigen Speicher mit schnellem Zugriff auf Unternehmensinformationen liefern und Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff gewähren
  • Andere Funktionen.

Das EDM-System unterstützt die Offline-Arbeit mit Dokumenten auf iOS (iPad), Android und anderen Betriebssystemen.

Funktionalität

  • Synchronisation von Dokumenten und Aufgaben, wenn Internet-Verbindung verfügbar ist. Mit Dokumenten an jedem beliebigen Ort und zu jeder beliebigen Zeit arbeiten
  • Intelligentes Laden von Dokumenten
  • Synchronisation bei den Benutzeranfragen und Hintergrund-Synchronisation.

Die Anwendung besitzt zwei Vorgehensweise, nämlich die Synchronisation und Arbeit mit Dokumenten. Für die Benutzerauthentifizierung sind ein Domain-Name und Passwort im Synchronisationsmodus erforderlich.

Auf iPad sind Informationen mit eigenen Werkzeugen verschlüsselt, ein https-Protokoll wird angelegt, und die Benutzerauthentifizierung erfolgt durch Domain-Namen und Passwort.

Die Funktionalität des Systems lässt sich erweitern und kann an den Bedürfnissen der einzelnen Organisationen angepaßt werden.

Vorteile von EDM-System

  • hohe Leistungen und Skalierbarkeit und die Möglichkeit der gleichzeitigen Arbeit von Tausenden Benutzern
  • benutzerfreundliches und intuitives Interface
  • Arbeit mit verschiedenen Dateiformaten, einschließlich .jpg, .caf, .pdf, .html, .zip, .doc, .docx, .xls und .xlsx
  • zentrale hierarchische Datenspeicherung
  • mehrsprachige Unterstützung
  • ferne offline Operationen auf mobilen Geräten
  • ein gereiftes System der Finalisierung, Genehmigung und Kommentierung im Offline-Modus
  • Wirtschaftsprüfung und Überwachung vom Protokoll der Systemereignisse und vom Protokoll der Benutzeraktionen.

 

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